Navigate Up
Sign In

Struttura, Funzjoni u Responsabbiltajiet

Il-funzjonijiet prinċipali tal-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili huma li jipprovdi servizzi nutarili lill-Gvern u li jinżamm arkivju ta’ rekords nutarili. Il-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet jinsabu mniżżla fid-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u huma regolati mill-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta). L-istruttura tad-dipartiment tinsab murija fit-tabella ta’ organizzazzjoni f’dan il-websajt.

Is-Sezzjoni Nutarili tippubblika atti li fihom il-Gvern, kwalunkwe korp imwaqqaf b’liġi jew awtorizzat mill-Ministru skont il-każ, jew kwalunkwe soċjeta` jew korp ieħor li fih il-Gvern għandu involviment li jagħti kontroll, huwa parti. Is-Sezzjoni Nutarili jkollha kuntatt dirett ma’ bosta dipartimenti tal-Gvern sabiex jitwettqu ċerti politiki u attivitajiet. Qabel ma jiġi ppubblikat att jinġabru d-dettalji u jiġu pproċessati permezz ta’ formola dipartimentali apposta (li tinsab ukoll fuq l-intranet tal-Gvern) li tispeċifika li l-informazzjoni mitluba għandha tintuża għall-abbozzar u l-pubblikazzjoni ta’ att pubbliku li fuqu qiegħed jidher is-suġġett tad-dejta flimkien mal-Gvern (u b’hekk tkun qed tingħata informazzjoni dwar ipproċessar ġust u legali lis-suġġett tad-dejta li jkun ta l-kunsens tiegħu permezz tal-firma fuq l-applikazzjoni.

Dan l-Uffiċċju jipproċessa wkoll dettalji li jirrigwardaw ir-riżorsi umani fid-dipartiment skont l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data u skont ir-regolamenti u politiki mniżżlin fil-Public Service Management Code. Id-dipartiment jipproċessa wkoll applikazzjonijiet minn studenti li ggradwaw bħala nutara sabiex jagħmlu l-eżami għall-warrant ta’ nutar.

Is-servizzi mill-arkivju jingħataw skont il-Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta. L-Arkivji Nutarili huma repożitorju għaż-żamma u l-ħarsien ta’ atti nutarili.Fl-Arkivju jiġu depożitati atti “inter vivos” u testmenti pubbliċi ppubblikati minn nutara li kienu jew għadhom jipprattikaw f’Malta, fosthom atti ppubblikati minn nutara tal-Gvern. L-atti oriġinali jinsabu fil-fond nru 2, Triq Mikiel Anton Vassalli, il-Belt, filwaqt li r-reġistri (traskrizzjonijiet fidili) tal-istess jinsabu ġewwa l-fond nru 24, Triq San Kristofru, il-Belt, li hija fergħa tal-Arkivji Nutarili Maltin.

Dejta personali li tinsab imniżżla f’atti pubbliċi hija aċċessibbli  għall-pubbliku skont ma jipprovdi l-Kap. 55. Dan ifisser li, peress li huma dokumenti pubbliċi, l-atti kollha huma aċċessibbli biex jarahom il-pubbliku, basta l-persuna li tistaqsi għall-att jew testment pubbliku partikulari tindika l-isem tan-nutar u d-data preċiża meta l-att jew testment jiġi ppubblikat. Kopji legali (awtentikati) jew informali tal-atti jinħarġu fuq talba tal-klijent. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ testmenti, irid jinġieb iċ-ċertifikat tat-testatur jew testatriċi jekk it-testment ikun ġie ppubblikat fl-aħħar mitt sena. Jekk xi ħadd ikun diġa` fil-pussess ta’ ċertifikat tal-mewt, dan jista’ jippreżentah meta jordna kopja. It-testatur jew testatriċi, jew inkella persuna awtorizzata minnu jew minnha (bis-saħħa ta’ prokura speċjali) jistgħu jaraw it-testment tagħhom u/jew jitolbu kopja tiegħu wara li jippreżentaw il-karta tal-identita`. Biex jordnaw kopja, il-klijenti jistgħu jgħaddu sal-Uffiċċju, jew inkella jordnaw kopja permezz tal-indirizz tal-email ġeneriku  (notarial.archives@gov.mt), u b’hekk ikollhom aċċess aktar faċli għas-servizz. Il-ħlasijiet għas-servizzi li tipprovdi t-Taqsima tal-Arkivji huma regolati taħt it-Taqsima II tal-Iskeda annessa mal-Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta.

Informazzjoni dwar id-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u s-servizzi pprovduti minn dan id-dipartiment tinsab fuq il-websajt http://ntg.gov.mt (li jaqa’ taħt il-mandat tal-Ministeru għall-Ġustizzja, Kultura u Gvern Lokali (MJCL). Din l-informazzjoni tinsab ukoll fil-Quality Service Charter tal-Ministeru.

L-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili huwa impenjat bis-sħiħ li jħares ir-rekwiżiti u d-dispożizzjonijiet li jinsabu fl-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni (Kapitlu 496 tal-Liġijiet ta’ Malta) li għandu l-għan li jwettaq aktar responsabbilta` u trasparenza fil-Gvern. L-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni jpoġġi obbligazzjonijiet fuq l-aworitajiet pubbliċi (inklużi ministeri, dipartimenti u entitajiet fis-settur pubbliku) sabiex jagħtu aċċess għad-dokumenti li għandhom, skont kif jeħtieġu d-dispożizzjonijiet tal-Att.


Kategoriji ta’dokumenti f’idejn id-Dipartiment/Direttorat/Entita`

Minbarra li huwa repożitorju ta’ atti nutarili (atti u testmenti pubbliċi), li huma dokumenti eżenti skont l-artikolu 5(1)(d) tal- Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni, l-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili  jżomm dokumenti taħt il-kategoriji wiesa’ li ġejjin:​

  • Fajls amministrattivi
  • Fajls uffiċjali marbuta mal-pubblikazzjoni ta’ atti nutarili skont kif ikun mitlub;

  • Fajls uffiċjali oħrajn li għandhom x’jaqsmu ma’ kwistjonijiet nutarili, inklużi l-eżami tal-warrant ta’ nutar u r-riċerkaturi li japplikaw għal ħlasijiet ridotti fuq servizzi mogħtija mill-Arkivji  Nutarili;

  • ​Rapporti annwali;

  • Statistika u rapporti ta’ kull xahar;

  • Fajls u korrispondenza dwar Mistoqsijiet Parlamentari (PQs);

  • Pjanijiet ta’ prestazzjoni u rapporti;

  • Memos interni;

  • Fajls dwar korrispondenza ġenerali mħallta;

  • Korrispondenza bl-email;

  • Ktieb tar-rekords tal-posta u reġistru tal-korrispondenza imwassla bl-idejn;

  • Dejta abbażi tal-kompjuter li tirrigwarda atti nutarili;

  • Gazzetti tal-Gvern;

  • Indiċi ta’ volumi nutarili fl-Arkivji;

  • Reġistri fl-Arkivji fejn jinżamm rendikont dettaljat tal-kopji tal-atti ordnati u l-ħlasijiet relattivi;

  • Reġistri tal-atti ppubblikati min-Nutara tal-Gvern;

  • Dokumentazzjoni u fajl dwar l-inventarju;

  • Fajls li jkun fihom informazzjoni finanzjarja, rapporti finanzjarji, approvazzjoni ta’ nfiq u ppjanar tal-baġit;

  • Vawċers ta’ ħlas, fatturi, local purchase orders, kotba tar-riċevuti, fatturi tal-kontijiet tat-telefon, kwotazzjonijiet u dokumenti oħrajn;

  • Reġistri (log books) tal-użu tal-karozza;

  • Lista dwar kuntratti tat-tindif​;

  • Rendikont tal-attendenza (attendance sheets);

  • Fajls personali tal-impjegati tad-Dipartiment;

  • Rendikonti ta’ jiem ta’ vakanza u jiem ta’ mard meħuda mill-impjegati, u ċ-ċertifikati konnessi magħhom;

  • Performance Management Plans (PMPs) u formoli tal-PMP li jinżammu għal kull impjegat;

  • Lista tal-impjegati fid-Dipartiment;

  • Korrispondenza dwar assistenza għall-klijenti;

  • Kopji tal-Karta dwar Servizz ta’ Kwalita` (Quality Service Charter);

  • Kwistjonijiet u korrispondenza dwar protezzjoni tad-dejta;

  • Kwistjonjiet u korrispondenza dwar liberta` tal-informazzjoni.



Manwali u dokumenti simili użati għat-teħid ta’ deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

Apparti mil-liġijiet, speċjalment il-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap. 55 tal-Liġijiet ta’ Malta)li jirregola l-professjoni nutarili, id-Dipartiment għandu l-manwali u dokumenti ta’ referenza li ġejjin sabiex jassistuh fit-teħid ta’ deċiżjonijiet:

  • Il-Kodiċi ta’ Tmexxija tas-Servizz Pubbliku (Public Service Management Code - PSMC) ippubblikat mill-Uffiċċju tal-Prim Ministru, li jittratta dwar politiki ta’ riżorsi umani u tmexxija. Il-PSMC jiġbor flimkien b’mod konċiż ir-regolamenti, ċirkulari u politiki kollha fis-seħħ dwar it-tmexxija ta’ riżorsi umani, fl-oqsma tar-relazzjonjiet mal-impjegati (employee relations) u r-riżorsi fis-Servizz Pubbliku, inklużi miżuri li jiffavorixxu l-familja.​
  • Il-Manwal dwar l-Iżvilupp tal-Istaff fis-Servizz Pubbliku – partikularment għal dak li jirrigwarda l-atti nutarili b’rabta ma’ uffiċjali li jidħlu għal taħriġ sponsorjat u jintrabtu li jservu lill-Gvern wara t-tmiem b’suċċess tat-taħriġ;
  • Direttivi maħruġa mis-Segretarju Permanenti Ewlieni;

  • Ċirkulari tal-Uffiċċju, inklużi cirkulari tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru (OPM) u cirkulari oħrajn;

  • Politika għall-Protezzjoni tad-Dejta – din tiddelinea l-politika segwita mid-Dipartiment fi kwistjonijiet li għandhom x’jaqsmu mal-ipproċessar tad-dejta personali li għandu skont l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kap 440 tal-Liġijiet ta’ Malta), inkluża l-politika dwar żamma tad-dejta;

  • Linji gwida u proċeduri skont l-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni (Kap. 496 tal-Liġijiet ta’ Malta).


Talbiet li jirrigwardaw il-Liberta` tal-Informazzjoni (FOI)

Dikjarazzjoni dwar l-informazzjoni li jeħtieġ li tkun disponibbli għall-membri tal-pubbliku li jixtiequ li jkollhom aċċess għal dokumenti uffiċjali mill-awtorita` pubblika, liema dikjarazzjoni għandha tinkludi d-dettalji tal-uffiċjal jew uffiċjali li lilhom it-talba għall-aċċess trid tintbagħat:

Dr Paul Callus
​Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern,
2, Triq Mikiel Anton Vassalli,
Valletta VLT 1310​​
indirizz tal-email: foi.ntg@gov.mt

L-Uffiċċjal FOI Alternattiv (Dr Hubert Theuma) jista’ wkoll jiġi kkuntattjat fuq l-istess indirizz hawn fuq indikat.

Jekk applikant ma jkunx soddisfatt bil-mod kif it-talba tiegħu ġiet trattata, huwa jista’ jagħżel li jressaq ilment quddiem l-Awtorita` Pubblika fi żmien 30 ġurnata mid-data tal-aħħar komunikazzjoni rilevanti min-naħa tal-Awtorita` Pubblika.

L-ilmenti jistgħu jitressqu fuq il-portal tal-FOI billi jintuża l-E-ID jew il-formola onlajn; jew billi tintbagħat email.

Il-ġranet tax-xogħol tad-Dipartiment huma mit-Tnejn sal-Ġimgħa; il-ħinijiet tal-ftuħ huma mis-7:15 sat-15:30 is-sena kollha.

Il-ħinijiet tal-ftuħ tal-Arkivji Nutarili huma: 7:30 sat-15:00 is-sena kollha.

Informazzjoni rigward id-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u s-servizzi pprovduti minn dan id-Dipartiment tinstab fuq il-websajt http://ntg.gov.mt. Il-websajt fiha informazzjoni dwar, inter alia, l-istrutturi, il-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet tad-Dipartiment, skont l-artikolu 17 tal-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni. Il-pubbliku jista’ jispezzjona atti nutarili (atti pubbliċi u testmenti) u jordna kopja tagħhom, liema aċċess huwa regolat mid-dispożizzjonijiet tal-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta), li jirregola l-Arkivji Nutarili.

Kategoriji oħrajn ta’ dokumenti li jistgħu jiġu svelati lill-pubbliku huma aċċessibbli bis-saħħa tal-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni u skont il-ħlasijiet hemm stabbiliti.

Pagamenti ta’ ħlasijiet relatati ma’ talba FOI jistgħu jsiru jew bi flus kontanti fit-Taqsima tal-Accounts tal-Awtorita` Pubblika jew inkella permezz ta’ ċekk pagabbli lill-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern.



 
Uffiċju tan-Nutara tal-Gvern u Arkivji Nutarili
2/3, 
Triq Mikiel Anton Vassalli 
Valletta, Malta
VLT 1310
 
 
Telefown

Imejl
notarial.archives@gov.mt